Bekerja dengan Karyawan (II)

Setelah punya karyawan, ternyata tidak serta merta semua pekerjaan di koleksikikie bisa terselesaikan. Sejak Dek Moon bergabung bersama Koleksikikie di pertengahan tahun 2010, ada sekitar 1 bulan masa galau gak tau harus ngerjain apa, dan bodohnya lagi, Saya – pun sebagai pemberi kerja juga bingung mau ngasih kerjaan apa…. #sesuatuuu bangett yaaaa

Mau disuruh buat bros, Dek moon sama sekali gak pernah bikin bros di sepanjang hidupnya
Mau disuruh update blog, Saya juga bingung bagian blog yang mana yang harus di update Moon
Mau ditarget bisa jualan, Moon bahkan gak tau nama-nama barang yang ada di rumah… lah bgimana mau jualan? Maka dalam kondisi yang serba terbatas ketika itu, situasi memaksa saya untuk belajar dengan cepat agar bisa mengadaptasi hal baru yang kami alami, Karena jangan dikira bahagia lho dapet gaji tapi gak tau harus ngapain… sebagian orang malah bisa depresi di situasi serba gak jelas gini.

kalau belum ada toko, garasi pun bisa disulap jadi toko seadanya untuk lokasi kerja

Maka Hal penting yang harus dipersiapkan sebelum mencari karyawan adalah
Kenali Jenis Pekerjaan yang ada di dalam usaha kita

Bukan hal yang mudah lho mendefinisikan pekerjaan =D Seringnya sih ngaku sibuk, tapi pas diminta menuliskan apa saja pekerjaan yang dilakukan sepanjang hari malah bingung… *saya banget
hmm di situasi ini sepertinya sibuk bukan pilihan kata yang tepat, tidak terorganisir sepertinya jauh lebih pas untuk menggambarkan situasi yang kita hadapi *garuk-garuk kerudung sambil nyengir

Biasanya kelompok yang masih bekerja berdasarkan “mood” kesulitan untuk mendeskripsikan pekerjaannya, hal ini cukup bisa dipahami, karena mood ini mengendalikan kita untuk hanya mengerjakan hal-hal yang kita suka di saat itu. Sayangnya, bekerja dengan mood ini bisa berhasil saat akan membuat sesuatu yang sifatnya nyeni… tapi gak okeh untuk perdagangan. Itulah kenapa ada diantara kita yang punya hasil karya buagusss… rapi, indah dan dikerjakan dengan tingkat kerumitan tinggi, tapi seringkali mengalami kesulitan saat akan menjual karyanya.

Sebaliknya ada kelompok orang yang karyanya yah rata-rata aja ya, tapi tekun mengerjakan hal-hal yang mendukung penjualan, sering update foto, bikin promo, aktif di sosial media, rajin nulis status menyapa pelanggannya, selalu mengambil peran dalam komunitas, dan walaupun karyanya gak cetar membahana tapi terlihat eksis dan kok kayanya ada aja yang beli barang buatannya ya… Orang di kelompok kedua ini sudah mengerjakan pekerjaan yang rutin untuk berdagang aksesoris, dan biasanya lebih mudah mendeskripsikan hal-hal yang biasa dia lakukan sehari-hari.

Saya sendiri mulai membagi diri saya menjadi dua, kikie yang bikin aksesoris dan kikie yang pedagang aksesoris. Walaupun sama-sama kikie, buat saya itu dua hal yang berbeda. Saya sendiri saat ini membagi pekerjaan kedalam beberapa kualifikasi, misal :

pekerjaan rutin :
– membersihkan toko
– membuat pencatatan barang yang terjual
– menginventaris barang yang tersedia di toko online dan offline
– mengiklankan dagangan (bisa dengan ganti PP di BB, bikin status di FB, membuat email promosi ke pelanggan setia)

pekerjaan yang tidak rutin :
– melayani pembeli yang berbelanja ke toko
– menjawab pertanyaan calon pembeli di sosial media
– update foto barang-barang dagangan yang baru dsb
– membuat persedian aksesoris baru
– mengerjakan pesanan pelanggan
– kirim barang ke jasa pengiriman

Yang perlu diingat, kualifikasi ini bisa berbeda-beda pada setiap orang, buat saya : stok aksesoris baru adalah pekerjaan tidak rutin, karena hingga saat ini masih saya kerjakan berdasarkan mood, tapi buat teman yang sudah menjalankan kerjasama dengan toko, misalnya setiap bulan memiliki kewajiban untuk nyetor persediaan 100 buah bros di butik A, maka pekerjaan membuat bros ini akan berubah menjadi pekerjaan yang sifatnya rutin. Ketika kita sudah mampu membuat daftar pekerjaan rutin ini, maka kita bisa membuat daftar pekerjaan untuk karyawan kita.

Misalnya dari daftar pekerjaan yang ada tadi, karyawan baru akan bertugas sbb:
jam 08.00 sd 09.00 membersihkan isi toko
jam 09.00 sd 12.00 menginventaris barang (merapikan stok, dan mencatat)/update status iklan
jam 12.00 sd 13.00 ISTIRAHAT
jam 13.00 sd 16.00 membuat aksesoris/packing paket/mengirimkan ke jasa pengiriman
jam 16.00 sd 17.00 bebersih toko, bikin catatan akhir hari sebelum pulang kerja
dari daftar pekerjaan ini hal-hal rutin yang biasa terjadi di Toko sudah akan ditangani oleh karyawan kita, nantinya secara bertahap ketika karyawan dilihat mampu menangani hal-hal rutin, pelan-pelan baru kita ajarkan untuk menerima tanggungjawab lebih.

ketika karyawan saya sudah lebih banyak, saya membagi mereka dalam dua tugas utama, tim depan yang bertugas melayani pembeli dan supporting team yang bertugas di belakang menyuport tim depan baik sebagai tim produksi aksesoris maupun tim administrasi dan filing barang

Ketahui harapan yang kita inginkan dengan adanya karyawan baru
sebagai pemilik usaha tentunya kita ingin usaha kita menjadi lebih maju lagi, tapi kalau ditanya maju yang seperti apa? bisa gak kita mendeskrispsikannya =D

Walaupun terdengar klise, mencari tau apa yang kita mau, sangat penting untuk menjadi arah akan kemana usaha kita melangkah. Jangan sampai ketika kita sudah dibantu oleh karyawan untuk mengerjakan pekerjaan2 yang dulu pernah kita kerjakan, eh kitanya sendiri trus keenakan, dan tidak mengambil tanggungjawab baru untuk membuat usaha kita lebih maju. Walhasil ada satu orang ataupun 3 orang di bisnis itu, hasilnya tetep sama aja kaya dulu… ya karena target yang diinginkan juga masih sama kok seperti yang dulu. Kalau di kondisi pertama tadi karyawan yang depresi, kondisi yang ini akan membuat pemberi kerja frustasi #aiiishh bahasanyaa….

Sayangnya jawaban untuk pertanyaan ini bisa berbeda-beda, karena individu yang menjalankan usaha ini pun berbeda. Ada yang ingin bisa lebih terkenal, dan membuat target diri bisa menciptakan buku dan diundang workshop di berbagai daerah. Ada yang lebih membumi pengen bikin target punya follower 10.000 orang. Tapi buat saya sendiri cara mengukur pencapaian yang paling mudah adalah dengan rupiah.. misalnya : kalau dulu sebelum ada karyawan sebulan laku 2 juta, maka setelah ada karyawan harapannya bisa laku 5 juta/bulan. Setelah harapan ditentukan, langkah berikutnya adalah mencari cara mewujudkan harapan.

Dalam sebuah camp pengembangan diri, saya pernah diminta untuk menggambarkan harapan saya pada sebuah karton panjang, agar saya tau apa yang saya harapkan dan inginkan. Entah sugesti atau memang papan ini berhasil, tapi beberapa yang saya gambarkan di papan itu telah tercapai beberapa tahun sejak saya membuatnya di 2012

Menjaga Konsistensi dan Disiplin Diri
Banyak cara untuk mewujudkan harapan, satu yang menurut saya paling penting adalah konsistensi dan disiplin diri. Di SMA saya ada sebuah prasasti yang terkenal dengan tulisannya “Disiplin diri menumbuhkembangkan kreatifitas” Mereka yang terbiasa disiplin mengerjakan sesuatu akan terasah dirinya untuk menjadi lebih kreatif dari waktu ke waktu.

Sewaktu saya mengikuti pelatihan marketing online yang diselenggarakan WIEF, salah satu pengajar menyarankan untuk membuat kalender aktifitas online. Isinya adalah tugas-tugas yang harus kita lakukan untuk menunjang perdagangan online dan wajib dikerjakan dengan konsisten. Misalnya update foto di instagram harus 1x sehari, update status di facebook 2x seminggu, membuat artikel di halaman web minim 2 x sebulan. Kewajiban2 rutin ini akhirnya memicu kita untuk kreatif membuat isinya agar tidak jadi membosankan buat yang nulis sekaligus yang baca statusnya T__T

Disiplin ini bisa diterapkan dengan cara yang longgar bisa juga dengan cara yang keras hehehe…
diawal-awal saya menerapkannya dengan cara yang kedua. Saya buat target pendapatan, yang intinya kalo gak terpenuhi ya gak makan… karena kondisi ini dibatas genting mau gak mau disiplin jadi satu-satunya pilihan yang harus saya lakukan. Kalau ingin cara yang lebih ringan kita bisa mulai dengan membuat semacam rencana kerja bulanan, hal-hal yang ingin dicapai di setiap harinya. Tapi kalau mau jujur sih semakin kepepet semakin mudah usaha kita buat maju… =D *soalnya motivasinya tinggi ciiinnn

bersama keluarga besar koleksikikie

Dan ternyata puanjuang juga yaaa hasil tulisan ini prend..
semoga bisa membantu menjawab kegalauan hati teman-teman yang saat ini mungkin berfikir untuk memperkuat tim nya dengan karyawan baru. Semoga kesalahan-kesalahan yang pernah saya lakukan dulu tidak terulang lagi di teman-teman sekarang =D Tetap optimis selalu semangat (kie)